Diagramm konfigurieren
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| Konto | Soll | Haben | Saldo | Diagrammtyp | Gruppe |
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Cluster Budget & Kosten
Verträge laufen bald ab
| Vertrag | Anbieter | Ablauf | Tage |
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Fuhrpark-Fälligkeiten
| Kennzeichen | Fahrzeug | Fahrer | Leasing-Ende | Versicherung | HU |
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Mobilfunk Rahmenvertrag
Tarife verwalten →Strategischer Einkauf – Maßnahmen-Fortschritt
Alle anzeigen →Einkaufs-KPIs
Alle anzeigen →GF-Entscheidungen
Alle →Nächste Maßnahmen-Fälligkeiten
| Nr. | Maßnahme | Bereich | Frist | Status |
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Alle Assets
| Tag | Kategorie | Hersteller / Modell | Zugewiesen an | Kostenstelle | Kaufpreis (netto) | Kaufdatum | Status |
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| Kategorie | Beschreibung | Nutzungsdauer |
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Mitarbeitende 0
| MA-Nr. | Name | Abteilung | Kostenstelle | Assets | Status |
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Alle Verträge
| Name | Typ | Anbieter | Laufzeit | Ablauf | Kosten / Jahr | Lizenzen | Auslastung | Status |
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Alle Fahrzeuge
| Kennzeichen | Fahrzeug | Kraftstoff | Fahrer | Leasing/Monat | Leasing-Ende | Versicherung | HU | Status |
|---|
Alle Jobbräder
| Mitarbeiter | Kostenstelle | Typ | Marke / Modell | Kaufpreis | Netto / Monat | Kaufdatum | Abschr. bis | Status |
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| Name | Website | Kontakt | Verträge |
|---|
| Code | Name | Beschreibung | Assets | Asset-Kosten (netto) | Lizenzkosten / Jahr | Gesamtkosten | Budget | Budget-Auslastung |
|---|
Unterkostenstellen
| Code | Kostenstelle | Mitarbeitende | Lizenzkosten / Jahr | Allg. Kosten | Fuhrpark / Jahr | Mobilfunk / Jahr | Asset-Wert | Rechnungen | Gesamt / Jahr |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
–
Gesamtkosten / Jahr
–
Kosten / Monat
–
Aktive Mitarbeiter
–
Kosten pro MA / Jahr
Kostenpositionen
| Bezeichnung | Kategorie | Jahreskosten | Monatlich | Kosten / Kopf / Jahr | Notizen |
|---|
| Benutzername | Name | Rolle | Cluster | Status | Letzter Login |
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Ollama (lokales LLM)
unbekanntFür das Auslesen unstrukturierter Rechnungen (z.B. UTA-Einzelposten). Läuft lokal, es werden keine Daten an externe Dienste gesendet.
Odoo-Konfiguration
Nicht konfiguriertTragen Sie hier die Odoo Analytic-Account-IDs und die zugehörigen Kostenstellen-IDs aus der IT-Plattform ein.
Odoo-Synchronisierung
Sync-Protokoll
Letzte Sync-Läufe
| Gestartet | Abgeschlossen | Status | Datensätze | Ausgelöst von | Details |
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Synchronisierte Daten (–)
| Kostenstelle | Monat | Einnahmen | Ausgaben | Letzte Sync |
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Legen Sie fest, welche Seiten jede Rolle sehen darf. Administrator und Business Owner haben immer vollen Zugriff und können hier nicht eingeschränkt werden.
Berechtigungen werden geladen …
Aufschlüsselung nach Kategorie
| Kategorie | Aktiv | Reparatur | Lager | Ausgemustert | Gesamtwert | Ø Wert | Neuester Kauf |
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Alle aktiven Fahrzeuge
| Kennzeichen | Fahrzeug | Fahrer | Kostenstelle | Leasing / Mt. | Leasing / Jahr | Versicherung / Jahr | Wartung (Jahr) | Gesamt / Jahr | Leasing-Ende | Nächste HU |
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Wartungskosten nach Monat
| Datum | Kennzeichen | Fahrzeug | Beschreibung | Werkstatt | Kosten |
|---|
Kostenvergleich nach Bereich
Aufschlüsselung
| Bereich | Vorjahr | Heute | Differenz | Veränderung |
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Monatliche Gesamtkosten – aktuelles vs. Vorjahr
Bereich:
Monatliche Werte
| Monat | Vorjahr | Aktuell | Differenz |
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Rechnungen gesamt
–
Gesamtvolumen
–
Basiskosten: –
Bezahlt
–
Offen (unbezahlt)
–
Ohne Kostenstelle
–
Nebenkosten
–
–
Odoo-Verbindung & KST-Mapping
KST-Mapping (Odoo Analytikkonten → IT-Platform)
Klicke auf „Konten laden" um die analytischen Konten aus Odoo abzurufen.
Lieferantenrechnungen
| Datum | Lieferant | Belegnr. | Netto | MwSt | Brutto | Kostenstelle | Zahlung |
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| Kreditor | Erkannt in Odoo | E-Mail (Rückfragen) | XR Status | ZF Status | Notiz |
|---|
Ausgaben gesamt
–
Gesamtvolumen
–
Genehmigt
–
Ausstehend
–
Ohne Kostenstelle
–
Aktive Karten
–
Synchronisierung läuft…
0 Ausgaben
Pleo API-Konfiguration
Legacy = einfacher Token. Neu = API Key + Company ID.
Tag → Kostenstellen Zuordnung
Pleo-Tags können nicht automatisch aufgelöst werden. Weise jede Tag-ID einmalig einer Kostenstelle zu. Die UUID findest du in Pleo unter Einstellungen → Tags → Kostenstelle.
Lädt…
| Datum | Mitarbeiter | Händler / Beschreibung | Typ | Kostenstelle | Status | Betrag | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Lädt… | |||||||
Lädt…
| Mitarbeiter | Kartentyp | Status | Kostenstelle | Limit |
|---|---|---|---|---|
| Lädt… | ||||
Kosten je Bereich
Tarif-Zuweisungen
| Mitarbeiter | Kostenstelle | Tarif | Smartphone | Monatlich | Jährlich | Aktiv seit | Notiz |
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Erlösbereiche konfigurieren und Daten laden.
Export
Alle Kostenstellen als Excel-Datei herunterladen.
Export
Alle Mitarbeitenden als Excel-Datei herunterladen.
Export
Alle Hardware-Assets als Excel-Datei herunterladen.
Export
Alle Fahrzeuge als Excel-Datei herunterladen.
Export
Alle Verträge & Lizenzen als Excel-Datei herunterladen.
Export
Alle aktiven Mitarbeitenden mit Mobilfunk-Zuweisung als Excel-Datei herunterladen.
Import
Tarif-Zuweisungen per Excel importieren. Schlüsselfeld: E-Mail-Adresse.
Vorlage herunterladen1. Management-Zusammenfassung
Ziel des strategischen Einkaufs: zentrale und transparente Beschaffung in den nächsten 12 Monaten. Schwerpunkte: Konsolidierung von Tools/Lizenzen, Bündelung des Fuhrparks, verbindliche Einkaufsrichtlinien, aktives Lieferantenmanagement. Geschätztes Einsparpotenzial: 8–15 % p. a.
| Bereich | Adressierbares Volumen | Einsparpotenzial | Zeitraum |
|---|---|---|---|
| Software-Lizenzen / Tools | mittel | 10–20 % | 6–12 Monate |
| Mobilfunk | bereits verhandelt | gesichert | 0–36 Monate |
| Fuhrpark – Leasing | hoch | 5–10 % | 6–12 Monate |
| Fuhrpark – E-Mobility | hoch | 10–20 % TCO + Steuer | 12–36 Monate |
| Tankkarten / Ladelösungen | mittel | 10–25 % | 3–6 Monate |
| Versicherungen gesamt | hoch | 10–20 % | 6–12 Monate |
| Hardware (Kauf vs. Leasing) | mittel | 5–10 % | 3–9 Monate |
| Facility / Reinigung | mittel | 10–20 % | 6–12 Monate |
| Externe Dienstleister | mittel | 10–20 % | 6–12 Monate |
2. Status Quo
| Thema | Status | Nächster Schritt |
|---|---|---|
| Lizenz-Inventarisierung | In Bearbeitung | Konsolidierungspotenzial ableiten |
| Mobilfunk | Erledigt | In ~30 Mon. zweiten Anbieter anfragen |
| Geräte-Übernahme Smartphones | Etabliert | Prozess auf Laptops übertragen |
| Fuhrpark – versteckte Kosten | Identifiziert | Bereichsübernahme Personal → Einkauf |
| Fuhrpark – Versicherungen | Review ab August | Jährlicher Review als Standard |
| Tankkarten | In Prüfung | UTA für E-Autos zu teuer – Alternativen suchen |
| Versicherungen gesamt | Im Review | Alle Sparten, nicht nur KFZ |
| E-Mobility-Strategie | In Prüfung | Komplette Umstellung auf E-Fahrzeuge prüfen |
| Hardware-Inventarisierung | In Bearbeitung | Anschließend Leasing-Angebote prüfen |
| Fuhrpark Leasing | Geplant | Sale-and-Lease-Back über Deutsche Leasing prüfen |
3.2 Bereichsabgrenzung Fuhrpark
| Aufgabe | Verantwortlich |
|---|---|
| Beschaffung Leasing, Versicherung, Wartung, Tankkarten | Einkauf |
| Dienstwagenrichtlinie + Auto-Portfolio | Personal + Einkauf + GF |
| Vertrag mit Mitarbeiter inkl. Privatnutzungs-Regelung | Personal |
| Berechnung geldwerter Vorteil, Versteuerung | Lohnbuchhaltung / Steuerberater |
| Führerscheinkontrolle, UVV-Unterweisung | Personal |
| Schadensabwicklung mit Versicherung | Einkauf (koordinierend) |
4.3.1 E-Mobility-Strategie
Treiber pro BEV (Stand 2026): Kfz-Steuer-Befreiung bis Ende 2030 · Geldwerter Vorteil 0,25 % statt 1 % bis 100.000 € BLP · Niedrigere Wartungskosten · planbarere Energiekosten
Strategie: Default BEV bei Neubeschaffung / Vertragsende · ICE nur in begründeten Ausnahmen · TCO-Vergleich als Entscheidungsgrundlage · Übergang gestaffelt – keine vorzeitige Auflösung bestehender Verträge
4.3.5 Versicherungen – alle Sparten
Scope: Betriebshaftpflicht · Vermögensschadenhaftpflicht · Cyber-Versicherung · Inhalts-/Gebäudeversicherung · Rechtsschutz · KFZ-Flotte · ggf. Elektronik-/Transportversicherung
Vorgehen: Bestandsaufnahme → Risiko-Audit → Bündelung über Makler prüfen → jährlicher Review
4.8 Einkaufsrichtlinie / Freigabeprozesse
Verbindliche Schwellenwerte: > 10.000 € → 2 Angebote · > 100.000 € → GF-Freigabe · 4-Augen-Prinzip · AVV-Gate: kein neuer Dienstleistervertrag ohne freigegebenen AVV
4.11 Bewusst nicht im Scope
Reise- und Spesenrichtlinie (→ Verwaltung) · IT-Security-Beschaffung (→ bestehender Prozessverantwortlicher) · Dienstleister für Kunden (→ Kundengeschäft)
Lädt …
0Offen
0In Bearbeitung
0Erledigt
| Nr. | Maßnahme | Bereich | Ergebnis | Frist | Status | Notiz |
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| # | Entscheidung | Status | Entschieden am | Notiz |
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